Art.1 Privacybeleid

De Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 ( = AVG, van kracht sinds 25 mei 2018) over de bescherming van persoonsgegevens, legt aan ondernemingen strenge regels en voorwaarden op in het kader van de verwerking van gegevens van persoonlijke aard van hun klanten, met de bedoeling hun persoonlijke levenssfeer te beschermen (Richtlijn EU 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten, met het oog op het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/CE).

Aan de hand van deze privacy-overeenkomst wil AFE Benelux aan professionals duidelijke en nauwkeurige informatie geven betreffende de verwerking van hun gegevens van persoonlijke aard.

Wie zijn wij?

Art.2 De verwerkingsverantwoordelijke

De “verwerkingsverantwoordelijke” die uw gegevens van persoonlijke aard verwerkt, is de volgende juridische entiteit, hierna vernoemd als “AFE Benelux”:

De AFE Benelux BVBA, met maatschappelijke zetel gevestigd in Humaniteitslaan, 224 1190 Brussel, met het ondernemingsnummer 468 561 072 ingeschreven bij de KBO.

Art.3 De Functionaris voor Gegevensbescherming en de Steward voor gegevensbescherming

In navolging van de AVG:

is Paul Nguyen aangesteld als de Functionaris voor gegevensbescherming bij AFE Benelux.

Al onze klanten kunnen de functionaris voor gegevensbescherming contacteren op elk moment, voor eender welke vraag over de verwerking van gegevens van persoonlijke aard en voor het laten gelden van hun rechten uit hoofde van de AVG, op het volgende adres: gdpr@afe-benelux.be.

Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Art.4 Wettelijke grondslagen voor de verwerking van gegevens

AFE benelux mag uw gegevens van persoonlijke aard enkel gebruiken voor doeleinden die gewettigd en noodzakelijk zijn (art. 6 van de AVG) :

Voor de uitvoering en de naleving van de overeenkomst die is gesloten tussen de professional en AFE benelux;
Met het oog op de goede werking van de onderneming;
Om te beantwoorden aan haar wettelijke verplichtingen zoals deze aan de onderneming zijn opgelegd in het kader van een commerciële relatie (onder andere in verband met kwesties zoals fiscale zaken, boekhouding, contractuele verantwoordelijkheid, enz.)

Art.5 De doeleinden van de gegevensverwerking

Afe-benelux verwerkt uw gegevens van persoonlijke aard, al dan niet in elektronische vorm, voor gewettigde doeleinden in het kader van de contractuele relatie, de business en de veiligheid/beveiliging.

Deze doeleinden zijn meer bepaald, maar niet enkel maar, de volgende:

Verzoeken om informatie, offertes en prospectie:
Het eerste doel van deze verzameling van gegevens is om ons in staat te stellen te voldoen aan uw verzoeken om informatie over onze producten en diensten (vraag naar een catalogus, prijsaanvraag, aanvraag van een bestek, vraag naar algemene informatie).
Communicatie met klanten in het kader van de uitvoering van het contract:
Wij kunnen uw gegevens gebruiken om met u te communiceren en wij beschouwen deze communicatie als een wezenlijk onderdeel van onze dienstverlening. Wij zullen eventueel uw e-mailadres en uw postadres gebruiken om u op de hoogte te brengen van nieuwigheden, promotieaanbiedingen en gelegenheidsaanbiedingen van derden die u vermoedelijk kunnen interesseren.
Als u liever niet deze aanbiedingen wil ontvangen, dan kunt u zich altijd uitschrijven door te klikken op de link “Uitschrijven” die onderaan de pagina van elke e-mail staat.
De verlening van diensten zoals:

De realisatie van bedrijfsvideo's in twee formaten (90 sec – 30 sec);
De vertoning van bedrijfsvideo’s van 90 sec op sites waar video’s worden gedeeld (YouTube, Viméo, Dailymotion);
De vertoning van video’s van 30 sec op ons beeldschermennetwerk (Totems);
En de creatie van Facebook-campagnes met vertoning van de video van 30 sec;
Creatie van websites op het internet
Creatie van showcase websites (etalage websites)
Creatie van e-commerce websites
Creatie van responsieve websites
Creatie van mobiele websites
Webdesign
CMS
Digitale communicatie
Redactiewerk en copywriting
Fotoreportage
Bizbook – Telefoonboek
Campagne Adwords
Zoekmachine optimalisatie (seo)
Newsletter
Batibouw +
Batibouw + premium
Opleidingen
Office 365
Maintenance
Helpdesk
Google Analytics

Welke klantinformatie verzamelen wij?

Art.6 Categorieën gegevens van persoonlijke aard

Art.6.a Algemeen

Gegevens van persoonlijke aard omvatten alle informatie betreffende de klant, op basis waarvan hij kan worden geïdentificeerd.
Anonieme gegevens, waarmee het onmogelijk is de professional te identificeren, worden bijgevolg niet beschouwd als gegevens van persoonlijke aard.
Teneinde de in artikel 5 van deze privacyverklaring vernoemde doelstellingen te bereiken, zal de verwerking van uw persoonsgegevens het volgende omvatten:

Gegevens betreffende uw identiteit (naam, voornaam, adres, btw-nummer, ondernemingsnummer, enz.);
Gegevens betreffende uw persoonlijk statuut (telefoonnummer, persoonlijk e-mailadres…);
Financiële gegevens (bankrekeningnummer, factureringsdetails,…);
Gegevens betreffende de uitvoering van het contract over de dienstverlening (voorwerp van het contract, facturatieadres, professionele gegevens…);
Gegevens betreffende het gebruik van elektronische uitrustingen, zoals computers (paswoord, log data, elektronische identificatiegegevens, factureringsdetails,…);
Gegevens betreffende telefoonopnames (interview voor het realiseren van de website, vragen om inlichtingen…);
Gegevens betreffende het einde van het dienstverleningscontract (reden voor de breuk, einddatum van het contract, maandelijkse aflossingen, schadevergoedingen…);
AFE Benelux kan ook foto’s van de klant verwerken indien hij hiermee instemt, bijvoorbeeld op het internet. De klant kan zijn toestemming hierover op elk moment intrekken en dan worden de foto's verwijderd;
Op Facebook getuigenissen van onze klanten die tevreden zijn over onze diensten;
Referenties op de website en sociale media van AFE Benelux (website, informatie over het bedrijf).

Art.6.b Gevoelige gegevens

Het volgende is verboden: de verwerking van gegevens van persoonlijke aard betreffende ras of etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische overtuigingen, evenals de verwerking van genetische gegevens en van biometrische gegevens, met de bedoeling een natuurlijke persoon op unieke wijze te identificeren, evenals de verwerking van gegevens betreffende het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.
AFE Benelux verbindt zich ertoe om dit verbod streng na te leven.

Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Met wie delen wij uw gegevens?

Art.7 Bronnen en herkomst van gegevens van persoonlijke aard

Op het moment dat de contractuele relatie begint, is het heel waarschijnlijk dat de initiële gegevens van de klant zelf afkomstig zijn.
Tijdens de duur van het contract zult u ertoe worden aangezet om meer informatie aan AFE Benelux te geven, meer bepaald communicatie over wat u nodig heeft en wat u wenst, om ervoor te zorgen dat wij u een goede dienstverlening kunnen geven.

Als u weigert de verplichte informatie te geven zoals is voorgeschreven door de wet, het contract of als u zich verzet tegen het noodzakelijk bewaren en/of verwerken van gegevens van persoonlijke aard, dan kan het zijn dat u het genot van bepaalde voordelen verliest en/of dat AFE Benelux beslist om het dienstencontract te beëindigen in uw nadeel waarbij u de lasten moet dragen. Tijdens de duur van het contract mag AFE Benelux ook gegevens van persoonlijke aard over u ontvangen of genereren.

Art.8 Toegang tot gegevens van persoonlijke aard

Intern gebruik

Uw gegevens van persoonlijke aard kunnen worden meegedeeld:

Aan het IT-departement;
Aan de productieteams;
Aan de teams die geleverd materieel installeren;
Aan de teams voor maintenance van de diensten;
Aan de klantendienst;
Aan het departement juridische zaken en terugvordering;
Aan de backoffice;
Aan fotografen, cameramannen, copywriters, webmanagers, stagiairs, journalisten,… ;
Aan de verschillende beheerders, met het oog op de realisatie van de dienstverleningen.

Extern gebruik

Om bepaalde gegronde redenen kunnen de gegevens van persoonlijke aard van onze klanten worden meegedeeld aan, en zelfs worden verwerkt door derden. Inderdaad, AFE Benelux kiest heel zorgvuldig haar medewerkers om kwaliteitsvolle diensten te kunnen verlenen, meer bepaald voor het beheren van domeinnamen, het draaien van video’s en het realiseren van websites.

AFE Benelux verzekert zich ervan dat haar onderaannemers de AVG-reglementering respecteren. De gegevensverwerking die deze derden uitvoeren, wordt geregeld door een strikt wettelijk kader.

Met dien verstande dat de werknemers, de managers en/of de vertegenwoordigers van dienstverleners of instellingen zoals hierboven vernoemd, evenals de geselecteerde gespecialiseerde dienstverleners, de vertrouwelijkheid van deze gegevens moeten respecteren en deze dus uitsluitend mogen gebruiken in navolging van de instructies van AFE Benelux.

Art.9 Bewaartermijn van de gegevens

AFE Benelux neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat de gegevens van persoonlijke aard voor de hierboven beschreven doeleinden niet langer worden bewaard dan de wettelijke termijnen.

Art.10 Automatisch besluitvormingsproces

AFE Benelux hanteert als principe dat ze geen beslissingen neemt die louter gebaseerd zijn op een verwerking van geautomatiseerde gegevens, wanneer de juridische gevolgen in verband met de beslissing onze klanten nadelig kunnen beïnvloeden op een te ingrijpende manier.

Wat zijn uw rechten?

Art.11 Rechten van de klant

AFE Benelux verbindt zich ertoe om de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om te garanderen dat de gegevens van persoonlijke aard van al zijn klanten veilig worden verwerkt (Art. 32 van de AVG).

11.a Toegangsrecht (Art. 15 van de AVG)

AFE Benelux geeft aan elke klant het recht tot toegang tot zijn eigen gegevens van persoonlijke aard en redelijkerwijze het recht om hiervan een kopie te bekomen of te maken.

11.b Recht op correctie (Art. 16 van de AVG)

AFE Benelux erkent de mogelijkheid die er aan haar klanten wordt gegeven om te vragen om fouten in hun gegevens te corrigeren of om deze met de nodige gegevens aan te vullen.

AFE Benelux zal een kennisgeving bezorgen van de wijzigingen die er op verzoek van de betreffende medecontractant zijn aangebracht.

11.c Recht op vergetelheid (Art. 17 van de AVG) en Recht op beperking van verwerking (Art. 18 van de AVG)

AFE Benelux verbindt zich ertoe om in het bijzonder aan zijn klanten toe te zeggen dat hun gegevens worden gewist in de volgende gevallen:

Bepaalde gegevens zijn niet meer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt;
De klant verzet zich tegen de verwerking;
De gegevens van persoonlijke aard werden onwettig verwerkt.

En dit met inbegrip van een verwerkingsbeperking in de volgende, niet-volledige lijst van gevallen:

De klant betwist de juistheid van de gegevens en de verwerkingsverantwoordelijke heeft tijd nodig om de juistheid van de gegevens van persoonlijke aard te controleren;
De verwerking is onwettig en de klant vraagt niet dat zijn gegevens van persoonlijke aard worden gewist, maar wel dat het gebruik ervan wordt beperkt;
De verwerkingsverantwoordelijke heeft de gegevens van persoonlijke aard niet meer nodig in het kader van de contractuele relatie, maar ze zijn wel nog nodig voor het vaststellen, het laten gelden of het verdedigen van rechtsvorderingen.
De klant heeft zich tegen de verwerking verzet.

11.d Kennisgeving

AFE Benelux verbindt zich ertoe om elke bestemmeling aan wie de gegevens van persoonlijke aard werden meegedeeld, op de hoogte te brengen van elke rechtzetting (4.2) of elke verwijdering (4.3) van gegevens van persoonlijke aard, of elke beperking van verwerking (4.4), behalve wanneer een dergelijke kennisgeving onmogelijk blijkt of buitensporige inspanningen vereist.

11.e Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20 van de AVG)

Een kopie van gegevens van persoonlijke aard mag, in een vaak gebruikt gestructureerd en digitaal formaat, aan de klant zelf of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen, wanneer deze gegevens reeds in digitale vorm bestaan, er een technische overdracht mogelijk is en de klant schriftelijk hierom heeft gevraagd. In de voornoemde gevallen blijft het recht op het wissen van de gegevens gelden.

11.f Recht op verzet (Art. 21 en 22 van de AVG)

AFE Benelux streeft ernaar een luisterend oor voor de klant te zijn en tegemoet te komen aan zijn recht om zich te verzetten tegen de verwerking van zijn gegevens van persoonlijke aard, en dit op elk moment, om redenen in verband met zijn bijzondere situatie.

In deze veronderstelling zal AFE Benelux de mogelijkheid onderzoeken om de verwerking van de gegevens van persoonlijke aard onmiddellijk stop te zetten, behalve wanneer er gegronde en dwingende redenen voor de verwerking zijn die prevaleren boven de belangen en de rechten en vrijheden van de betrokken klant, of voor het vaststellen, het laten gelden of het verdedigen van rechtsvorderingen.

11.g Termijn

Alle aanvragen in het kader van de punten 11.a tot en met 11.f zullen effectief worden binnen een termijn van een maand, gerekend vanaf de inontvangstneming van de aanvraag.

11.h Recht om klacht in te dienen (Art. 77 van de AVG)

De klant heeft het recht om op eender welk moment klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, indien de klant meent dat de verwerking van zijn gegevens van persoonlijke aard een overtreding van de AVG vormt.

Wat is onze verbintenis?

Art.12. Onze verbintenis

AFE Benelux streeft ernaar beveiligingstechnieken te gebruiken om de opgeslagen gegevens van klanten te beschermen tegen niet-geautoriseerde toegang, misbruik, aantastingen, illegale of onopzettelijke vernietiging en onopzettelijk verlies.

AFE Benelux versterkt voortdurend haar procedures in de mate dat er nieuwe technologieën beschikbaar worden en door middel van evenredige inspanningen.
AFE Benelux verbindt zich ertoe om voor een optimale transparantie te zorgen;
AFE Benelux verbindt zich ertoe om conforme diensten aan te bieden, en dit zonder bijkomende kosten voor onze klanten;
AFE Benelux verbindt zich ertoe om al onze klanten hierover op nuttige wijze in te lichten;
AFE Benelux zal aan onze contacten de nadrukkelijke toestemming vragen om onze newsletter, promotiemail of eender welke andere marketingoperatie naar hen te sturen.

Art.13 Procedure ingeval van overtredingen

Het is altijd mogelijk dat gegevens van persoonlijke aard die in het kader van de contractuele relatie verwerkt zijn, in verkeerde handen terechtkomen door een menselijke fout, een computerfout, enz. De beheerder moet dan zijn rechtstreekse verantwoordelijke en de steward voor gegevensbescherming zo snel mogelijk verwittigen en hierover een maximum aan informatie geven (feiten, omstandigheden, enz.).

Wanneer de overtreding een groot risico vormt voor de rechten en de vrijheden van de klant, dan zal AFE Benelux de betrokken klant onmiddellijk op de hoogte stellen van de feiten en de maatregelen.

AFE Benelux zal ervoor zorgen dat al het nodige wordt gedaan om de overtreding in kwestie aan de Gegevensbeschermingsautoriteit aan te geven binnen de 72 uur nadat ze hiervan kennis heeft genomen, tenzij de overtreding geen groot risico vormt voor de rechten en de vrijheden van de klant (Art. 32-34 van de AVG).

Uw akkoord:

Art. 14 Toestemming

De klant moet aan AFE Benelux zijn nadrukkelijke, duidelijke en ondubbelzinnige toestemming geven voor de verwerking van gegevens van persoonlijke aard, zoals beschreven in deze Privacybeleid.

De klant heeft het recht om op elk moment door middel van een schriftelijke aanvraag zijn toestemming in te trekken, waarbij hij de gevolgen van zijn beslissing aanvaardt.

Zoals reeds gespecificeerd in artikel 7, wordt eraan herinnerd dat als de klant weigert de verplichte informatie te geven zoals is voorgeschreven door de wet, het contract of als hij zich verzet tegen het noodzakelijk bewaren en/of verwerken, dan kan het zijn dat de klant het genot van bepaalde voordelen verliest en/of dat AFE Benelux beslist om het dienstencontract te beëindigen in het nadeel van de medecontractant die de lasten moet dragen.

AFE Benelux behoudt zich het recht voor om deze Privacybeleid te wijzigen.